خانه / میزبانی وب / عمومی و پایه / ۱۵ نکته برای سازمان دهی جیمیل

۱۵ نکته برای سازمان دهی جیمیل

۱۵ نکته برای سازمان دهی جیمیل

 

تلاش برای صفر کردن inbox

شما نباید وحشتی از باز کردن حساب جیمیل خود داشته باشد- راه های زیادی برای پیچ دادن جیمیل وجود دارد مه از تجربیات موثر و سازماندهی بدست آمده اند. اینجا ۱۵ نکته وجود دارد که شما را به آرزوی آنکه inboxتان صفر باشد، نزدیک می کند.

یافتن inbox zen

جیمیل به شما اجازه می دهد که طرح بندی(layout) inbox تان به طور دلخواه انجام دهید: طرح بندی پیش فرض وجود دارد، ۳طرح بندی که انواع مختلفی از پیام ها را در ابتدا قرار داده اند(“مهم”، “خوانده نشده” و “ستاره دار”)، و طرح بندی inbox به صورت الویت بندی که ایمیل ها را بر اساس اهمیت مرتب کرده است.

اگر می خواهید ایمیلتان مطیع باشد، طرح بندی های پیش فرض و الویت بندی بیشترین فایده را دارند، یکی طبقه بندی و دیگری الویت بندی می کند. شما باید با این طرح بندی ها کار کنید تا آن را که مناسب تر برای نیازهای شما است. را پیدا کنید. من طرح بندی پیش فرض را دوست دارم، چون به من کمک می کند تا ایمیل های تبلیغاتی را به آسانی در یک کشو(tab) کنار بگذارم، بدون آنکه آنها را از بین دیگر ایمیل ها پاک کنم.

بر روی دکمه چرخ دنده کلیک کنید، منوی تنظیمات(setting) را باز کنید، و بر روی کشوی inbox کلیک کنید. زیر “کشوی inbox”، از منویی که پایین می آید استفاده کنید و نوع inboxیی  را که می خواهید، انتخاب کنید.

inbox را کنار بگذارید

هر پیامی نیاز ندارد که به صورت دستی در inbox مرتب شوند. برای ایمیل هایی که می خواهید به صورت خودکار فایل بندی شوند، مانند ایمیل های مربوط به کار، فیلتری بسازید که inbox را کنار بگذارید.

برای این کار، بر روی دکمه چرخ دنده کلیک کنید، منوی setting را باز کنید، و بر روی کشوی Filters and Blocked Addresses کلیک کنید. در انتهای صفحه، بر روی ” Create a new filter” کلیک کنید و پارامترهای فیلتر را (برای مثال، ایمیل هایی که کلمه “receip” را در موضوع دارند) قبل از زدن بر روی ” Create a filter with this search” ، بزنید. سپس، انخاب کنبد که فیلتر باید چکار کند: صفحه علامت چک شود” inbox کنار گذاشته شود” و تمامی پیام های فیلتر شده بعدی به صورت مستقیم inbox را رد می کنند و به آرشیو می روند. شما همچنین می  توانید “علامت زده به عنوان خوانده شده” را چک کند، اگر پیام هایی را که نیازی به خواندن ندارید، فیلتر می کنید.

کلمات کلیدی اضافه کنید

سیستم آرشیو جیمیل کاربران را تشویق به این می کند که هرگز چیزی را پاک نکنند، که برای ذخیره کننده های دیجیتالی مانند خود من، جالب است. اما همچنین به این معناست وقتی که شما به دنبال یک ایمیل بخصوص هستید، حتی اگر یک سیستم سازماندهی و برچسب گذاری براساس کد و رنگ داشته باشید، ضایعات الکترونیکی بسیاری وجود دارند.

گزینه های جستجوی جیمیل قابل قبول هستند، اما ایده بدی نیست که با دستان خودتان اهمیت ببخشید: وقتی ایمیلی دارید که فکر می کنید در آینده نیاز به آن دارید، آن ایمیل را برای خودتان دوباره بفرستید، و برخی کلمات کلیدی و جملات جالب و خاص را اضافه کنید. اکنون، به جای آنکه سعی کنید جستجوی هک جیمیل را با پارامترهای تاریخ انجام دهید، شما می توانید فقط جملات/کلمات کلیدی تان را تایپ کنید و ایمیلی که به دنبال آن هستید، پیدا می شود.

مانند یک متخصص جستجو کنید

اگر نیاز دارید برخی چیزها را در آرشیو ایمیلتان پیدا کنید که هیچ کلمه کلیدی به صورت دستی به آنها ضمیمه نشده است، نیاز به موتور جستجوی جیمیل دارید. اینجا برخی اپراتورهای پیشرفته جستجو وجود دارد که به شما کمک می کند تا آن چیزی را که به دنبالش هستید را بین دریایی از ۲۰۰۰۰پیام قدیمی پیدا کنید.

مستثنی کردن پیام هایی با اپراتور -برچسب:اسم برچسب، از برچسب های خاص. این به خصوص زمانی مفید است که بخواهید گزارش چت ها را مستثنی کنید، تنها کافیست -اسم برچسب: چت، را در قسمت جستجو تایپ کنید.همچنین می توانید برای پیام هایی با برچسب های خاص به خصوص با اپراتور -برچسب:اسم برچسب. اپراتورهای + و – با دیگر اپراتورهای جستجو به خوبی کار می کنند.

برای پیام هایی با شکل زمان مشخصی با اپراتورهای قبل: [yyyy/mm/dd] و بعد: [yyyy/mm/dd]، جستجو کنید.

نوع خاصی از ضمایم را با اپراتورهای اسم فایل:[اسم فایل]، پیدا کنید. برای مثال، اگر می خواهید ایمیل هایی را پیدا کنید که به همراه ضمایم فایل های پی دی اف هستند، اسم فایل:پی دی اف را تایپ کنید.

جستجوهای معمولی شامل پیام های داخل سطل زباله و فولدر اسپم، نمی شود. برای پیدا کردن پیام ها در فولدر سطل زباله، از in:سطل زباله استفاده کنید. برای پیدا کردن  پیام ها در فولدر اسپم، از in: اسپماستفاده کنید. برای پیدا کردن پیام ها در تمامی فولدرها، شامل فولدر سطل زباله و اسپم از in:هر جایی استفاده کنید.

برچسب گذاری کدی و رنگی

برچسب ها برای مرتب کردن و طبقه بندی پیام های جیمیل بسیار مفید می باشند. اما این کار بسیار برای خواندن سخت می باشد. خوش بختانه، می توانید ایمیل های خود را  به وسیله کدگذاری و رنگ برخی یا همه برچسب ها، بصری تر سازمان دهی کنید.

برای انجام این کار، موس خود را به سمت چب ستون حرکت دهید و بر روی برچسبی که می خواهید کد و رنگ را بدهید تا زمانی که فلش به سمت پایین پدیدار نشده است، نگه دارید. بر روی فلش کلیک کنید و منوی گزینه ها پیدا می شوند. بر روی “Label colors” کلیک کنید و منوی دیگری پدیدار می شود، این بار با گزیده ای از رنگ های در نظر گرفته شده برچسب های حاضر، مانند گزینه هایی برای اضافه کردن رنگ های دلخواه یا حذف رنگ ها، می باشد. بر روی رنگ مورد نظر کلیک کنید تا برای برچسب تعیین گردد؛ این مرحله را برای تمامی برچسب هایی که می خواهید کد و رنگ مشخص داشته باشند، تکرار کنید.

ضمایم قدیمی را حذف کنید

کاربران گوگل ۱۵گیگ فضای خالی دارند، که با جیمیل،  گوگل درایو و عکس های گوگل پلاس، مشترک می باشد.اگر دیدید در محدودیت هستید، ایمیل های قدیمی را که ضمایم با حجم بالا دارند، را حذف کنید، این کار آسان ترین راه برای آزاد کردن فضا است.

برای پیدا کردن این پیام ها، به قسمت جستجو بروید، بر روی فلش به سمت پایین کلیک کنید تا جستجوی پیشرفته ای را ارائه دهد. برای جستجوی پیام های با یک ضمیمه، قسمت “دارای ضمیمه”(has attachment) را چک کنید و بر روی search بزنید. برای پیدا کردن ایمیل هایی که حجم بیشتری از حجم معمول دارند، صرفنظر از وضعیت ضمیمه، پارامترهای اندازه در جستجوی پیشرفته را پر کنید: زیر قسمت size، “graeter than” را انتخاب کنید و اندازه را به بایت ، کیلوبایت یا مگابایت، وارد کنید و بر روی search بزنید.

برچسب های آشیانه ای بسازید

می توانید برچسب های خود را به وسیله زیربرچسب ها یا برچسب های آشیانه ای، بیشتر سازماندهی کنید. با زیربرچسب ها، می توانید پیام ها را حتی با جزئیات بیشتر دسته بندی کنید، به طور مثال، به جای آنکه چیزی مثل “کار” را به صورت ساده برچسب بزنید، می توانید به این شکل برچسب گذاری کنید “کار>پروژه های مهم”.

برای ایجاد یک زیر برچسب، یک پیام را انتخاب کنید و سپس بر روی دکمه Lable کلیک کنید. بر روی “Create new” کلیک کنید و اسم زیربرچسب جدید را بنویسید. برای آشیانه ای کردن برچسب، تیک “Nest lable under” را چک کنید و برچسب اصلی را از منوی کشویی انتخاب کنید.

Pane پیش دید(preview) اضافه کنید

برای آنکه یک Preview pane اضافه کنید، بر روی دکمه چرخ دنده بزنید، منوی Setting را بزنید، و به کشوی(tab) Labs بروید. Labs ویژگی های تجربی است که هنوز در جیمیل استاندارد نمی باشد. در کشوی Labs، lab که به نام Preview pane است را پیدا کنید و بر روی “Enable” کلیک کنید/ بر روی “Save changes” بزنید و به Inbox خود برگردید. اکنون دکمه کوچک Preview pane را در کنار دکمه چرخ دنده بزنید. بر روی دکمه کلیک کنید تا بتوان Preview pane را خاموش یا روشن کرد، یا بر روی فلش به سمت پایین کلیک کنید تا “No split” (Preview paneخاموش)، “Vertical Split” (لیست در سمت چپ، message previewدر سمت راست)، یا “Horizontal split” )لیست در بالا، message previewپایین) انتخاب شوند.

چت کناره سمت راست صفحه را فعال کنید

چت کناره سمت راست صفحه دیگر ویژگی Labs جیمیل است، و راه راحتی برای منظم کردن ستون سمت چپ و بزرگ کردن صفحه کلی شما، است.

برای فعال کردن این، بر روی دکمه چرخ دنده کلیک کنید، منوی Setting را باز کنید و بر روی کشوی Labs کلیک کنید. زیر کشوی Labs، ویژگی به نام “Right-side chat” را پیدا کنید، بر روی “Enable” کلیک کنید و سپس بر روی “Save Changes” کلیک کنید. لیست چت به کناره سمت راست صفحه منتقل می شود، ستون سمت چپ را برای برچسب های بیشتر و نامنظمی های کمتر، باز کنید.

انتخاب کنید کدام برچسب ها را می خواهید نشان دهید

ستون سمت چپ  را توسط نشان دادن فقط برچسب های مکررا استفاده شده، منظم کنید.

برای تغییر تنظیمات view برچسب های تکی، بر روی دکمه چرخ دنده کلیک کنید و به Setting بروید. بر روی کشوی Labs کلیک کنید و یک لیستی از برچسب ها را می بینید، system Labels، Categories، Circle و سپس برچسب ها را می سازید. زیر ستون “Show in lable list”، باید گزینه ای برای نشان دادن و پنهان کردن ، یا برچسب های تکی  “show if unread”، داشته باشید. تنظیمات را برای هر برچسبی انتخاب کنید و بر روی ” Save Changes” بزنید.

اگر انتخاب کردید که هر برچسبی پنهان شوند، اکنون لینک “More” را در ستون سمت چپ می بینید. شما همچنین می توانید برچسب ها را به وسیله کشاندن بالا یا پایین این لینک، نشان دهید /پنهان کنید.

از نام  مستعار آدرس ها استفاده کنید

می توانید از نام مستعار آدرس ها برای آنکه مرتب کردن ایمیل ها در ابتدا قرار بگیرد، تنها با اضافه کردن ” +any.alias” به آدرس ایمیل(بعد از نام کاربری، اما قبل از “@gmail.com”، و ایمیل در Inbox شما هنوز وجود دارد. برای مثال، فرستادن پیامی به “username+work@gmail.com” مانند فرستادن پیام به “username@gmail.com” یا “username+important.work@gmail.com می باشد.

مردم اغلب برای فیلتر کردن پیام هایی که نمی خواهند از نام مستعار استفاده می کنند(به طور مثال “username+junkmail@gmail.com”)، اما می توانید برای فیلتر کردن پیام های مهم نیز استفاده کنید. من می گویم که مخاطبان نزدیک من برای آنکه ایمیل مهمی در “username+urgent@gmail.com,” به من بزنند و فیلتری تنظیم کرده ام که هر پیامی را که به این پیام می فرستند به طور مستقیم به Inbox اصلی من می رود.

به صورت خودکار پیام های مهم ارسال شوند

مادر من دوست دارد که من را در مسافرت از راه دور همراهی کنید، بنابراین همیشه از من می خواهد که اطلاعات پرواز زا برای او بفرستم. معمولا از خاطرم می رود که این کار را انجام دهم. به جای آنکه مادرم را نگران کنم، از اینکه اطلاعات پرواز خودم را برای او نفرستاده ام، تصمیم گرفتم فیلتری را استفاده کنم که به صورت خودکار تمامی پیام های مسافرتم را برای مادرم ارسال می کند.

استاد شدن در فیلتر کردن

فیلتر ها مفید هستند اگر آنها را به صورت خلاقانه استفاده کنید. اگر در حال حاضر استاد فیلترهای پایه هستید، در اینجا برخی فیلترها وجود دارد که برای شما مفید هستند:

از اپراتور اسم فایل:[نوع فایل] برای ساختن فیلتر برای انواع مختلف رسانه ها استفاده کنید.

برای ایمیل های بسیار مهم که نمی خواهید از دست بدهید، هشتگ خاص و حساب کاربری backup جیمیل بسازید. سپس فیلتری تنظیم کنید که ایمیل هایی با آن هشتگ را فیلتر کند و به صورت خودکار آنها را به حساب backup ارسال کند.

همه را فشرده کنید

این شاید کاری کوچک باشد، اما قطعا بر سازماندهی Inbox شما تاثیر می گذارد. برای تنظیم تراکم Inbox، بر آیکون چرخ دنده در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید و این ها را انتخاب کنید: “Comfortable” (فضای گسترده)، “Cozy”(فضای متوسط) یا “Compact”(همه در هم جمع شدند).

هرچیزی را آرشیو کنید

رمز صفر شدن Inbox چیست؟ آرشیو کردن همه چیز.

بر روی چرخ دنده تنظیمان کلیک کنید و به قسمت های Settings > General > Send and Archive بروید. بر روی “Save Changes” کلیک کنید تا همه تغییرات ذخیره شوند.

حال، هر زمان پیامی را پاسخ می گویید دو دکمه پدیدار می شود، Send & Archive و Send. زدن بر روی Send & Archive به صورت خودکار پیام را آرشیو می کند و Inbox شما را پاک می کند.

منبع

مطلب پیشنهادی

۵ گوشی برتر با صفحه کلید کورتی (QWERTY)

۵ گوشی برتر با صفحه کلید کورتی (QWERTY) صفحات لمسی بسیار خوب هستند، اما اگر …

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *